تُعرف العمليات التجارية بأنها مجموعة من المهام المرتبطة ببعضها البعض والتي تهدف في نهاية المطاف إلى تسليم خدمة أو منتج إلى عميل. كما تم تعريفها أيضاً بأنها مجموعة من الأنشطة والمهام التي تحقق بعد اكتمالها هدفًا تنظيمياً.[1]
تزداد ضرورة تحسين عملك مع تغير التوقعات وظهور تقنيات جديدة وتنامي المنافسة. حيث تتمثل إحدى الطرق الفعّالة لتحقيق التحسين المستمر داخل مؤسستك في إجراء تحسينات منتظمة على العمليات التجارية (Business Process Improvement).
حيث إن تحسين العمليات التجارية هو نهج يتم تطبيقه في العمليات التجارية في الشركات يهدف إلى الحد من العمليات الكثيرة التي تحدث خلال عملية الإنتاج وتتطلب في الوقت نفسه تكلفة مادية وبشرية عالية، في حين أن هذه العمليات لا تحقق قدراً عالياً من الإنتاج.
ويمكن أن تكون العمليات التجارية غير رسمية أو رسمية، حيث تتسم العمليات الرسمية بأهمية خاصة عندما تكون هناك أسباب تتعلق بالسلامة أو الجوانب المالية والقانونية، أما العمليات غير الرسمية فمن المرجح أن تكون عمليات قمت بإنشائها بنفسك، ولم تكن قد كتبتها. على سبيل المثال، قد يكون لديك مجموعة من الخطوات الخاصة بك من أجل ملاحظة إجراءات الاجتماع، أو إجراء أبحاث السوق، أو توصيل عملاء محتملين جدد.
وتمس العمليات مجموعة متنوعة من وظائف الشركة: تكنولوجيا المعلومات، وتطوير الموظفين وتدريبهم، ورضا خدمة العملاء، وما إلى ذلك. وبغض النظر عن العملية التي تحاول تحسينها، فإن إجراءات التحسين عادة ما تتشابه في مساراتها.
لذلك نقدم لك في شركة الخبرات الذكية الخطوات الخمس لتحسين العمليات التجارية في شركتك:
-
حدّد مدى الحاجة للتغيير
تتمثل الخطوة الأولى لتحسين العمليات التجارية في تحديد الحاجة إلى التغيير.
من الطرق المفيدة لاكتشاف فرص التحسين هي إجراء عملية تدقيق. سيحدد التدقيق المشكلات الحالية أو المخاطر المحتملة لشركتك. ستتمكن من خلال هذا التدقيق تحديد أولويات مجالات تحسين الأعمال الخاصة بك. وفي هذه المرحلة، يجب عليك أيضًا مراجعة كيفية تأثير كل عملية على مؤسستك ومواردك وأصحاب المصلحة (الموظفين والعملاء والشركاء والموردين، إلخ).
-
تحليل العملية الحالية
بمجرد أن تحدد العملية التي ستقوم بتحسينها، فإنك ستحتاج إلى تحليلها. بهذه الطريقة يمكنك فهم العملية بالكامل من الألف إلى الياء وتحديد أهداف تحسين واقعية. بغض النظر عن الأداة التي تختارها للتحليل (تخطيط العملية، الاستطلاعات التشغيلية، تحليل السبب / النتيجة، إلخ)، يجب عليك التفكير في الأسئلة التالية:
- ما هو الجزء المتضرر في العملية؟
- أي خطوات في العملية تخلق عوائق أمام سيرها كما يجب؟
- ما هي الخطوة التي تتطلب معظم الوقت لإكمالها؟
- ما هي الخطوة التي تسبب أكبر عدد من التأخيرات؟
- هل هناك أيّة خطوات تؤدي إلى ارتفاع التكاليف/الموارد؟
- هل هناك أيّة خطوات تؤدي إلى انخفاض الجودة؟
-
الحصول على الالتزام والدعم
الخطوة الثالثة في العملية هي طلب التزام الإدارة العليا. ربما يكون هذا هو العنصر الأكثر أهمية في العملية حيث يتوقف نجاح المشروع على الدعم الإداري. في هذه المرحلة، تحتاج إلى توضيح ضرورة التغيير وكيف يؤثر على المنظمة. من الأهمية بمكان أن تدرك الإدارة الحاجة إلى التغيير لضمان دعمها للتوصيات. ونظرًا لأن تحسين العملية يمكن أن يستغرق وقتاً وجزئا كبيراً من الموارد، فإن دعم الإدارة العليا أمر ضروري وحاسم.
-
أنشئ استراتيجية للتحسين
مع اكتمال مرحلة تحليل العملية، تحتاج إلى تطوير استراتيجيتك. يوصَى بتضمين الأجزاء التي تم تحديدها كأجزاء متضررة في العملية، ولماذا وكيف ينبغي تحسينها وأي آثار مالية وموارد سيلزم للقيام بذلك. إن وضع استراتيجية لكيفية تحسين العملية هو نقطة انطلاق لإنشاء أهداف التحسين المرحلية. حيث يُوصى بوضع أهداف واقعية وقابلة للقياس تتوافق مع أهدافك الاستراتيجية الشاملة.
-
راجع عمليات التحسين[2]
في الواقع ستجد أن القليل من الأمور ستعمل بشكل مثالي منذ البداية. لذا، بعد طرح العملية الجديدة، راقب عن كثب كيف تسير الأمور في الأسابيع والأشهر التالية، لضمان أداء العمليات للتوقعات. ستسمح لك هذه المراقبة أيضًا بإصلاح المشاكل عند حدوثها.
اجعل من الأولوية أن تسأل الأشخاص المشاركين في العملية الجديدة عن كيفية عملها، وعن المعيقات التي يواجهونها، إن وجدت.
ضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى تحسين معظم العمليات في مرحلة ما. قد تتسبب الأهداف الجديدة والتكنولوجيا الجديدة والتغيرات في بيئة العمل في جعل العمليات الراسخة القديمة غير فعّالة.
المصادر :
[1] https://www.appian.com/bpm/definition-of-a-business-process/
[2] https://www.mindtools.com/pages/article/improving-business-processes.htm