توصف الشركة بأنها شركة فعّالة إذا كانت قادرة على تقديم المنتجات والخدمات وتحقيق أهدافها بأقل جهد وبأدنى نفقات ودون إهدار لمواردها. مما يسمح لها بتخصيص المزيد من الموارد للبحث والتطوير وخفض التكاليف وزيادة هوامش الربح. ومع ذلك، تبقى كل شركة مختلفة عن الأخرى، مما يعني أنه لا توجد طريقة معيارية تعمل مع جميع الشركات والمؤسسات، إلا أنّ هناك مبادئ عامة يمكنك تطبيقها على مجموعة متنوعة من الشركات
لتحسين كفاءة شركتك، بغض النظر عن القطاع التي تنافس فيه.
- قم بإزالة حواجز التواصل داخل شركتك
إن الشركات التي يتم تنظيمها على أساس التسلسل الهرمي (من أعلى إلى أسفل) أو تلك المكوّنة من سلسلة من الأقسام المستقلة التي تتنافس مع بعضها البعض لا تخلق وسطاً ملائماً لتبادل المعلومات. حيث ينصح خبراؤنا في شركة الخبرات الذكية بإنشاء نظام شبكي يسمح للعاملين بتخزين المعلومات ومشاركتها على محور مركزي من خلال التشجيع الدائم على ثقافة الباب المفتوح، حينها لا يخشى الموظفون من تقديم اقتراحات وتعليقات للإدارة وزملاء العمل. وهذا من شأنه أن يعزز كفاءة شركتك من خلال ضمان وصول جميع الأطراف ذات الصلة إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لأداء مهامهم على أكمل وجه.
- انتقل إلى الأداء الرقمي
إن التحوّل لإنجاز العمل بلا أوراق ليست فقط خطوة صديقة للبيئة، بل أيضاً مثالية من الناحية المالية. لهذا إليك 5 فوائد للتحوّل الرقمي داخل مؤسستك[1]:
- يساعدك على تبسيط مهام شركتك.
- يحسّن السرعة التي تشارك بها المعلومات المتعلقة بالعمل.
- يقلل الأخطاء ويزيد الكفاءة.
- يحسّن الجودة ويطوّر الأداء.
- يحقق رضا الجمهور والعملاء؛ لا يكتمل تحولك الرقمي إلا بتواجدك الصحيح على وسائل التواصل المختلفة، والتي من شأنها مساعدة العملاء على التواصل معك وإيجاد حلول لمشاكلهم المختلفة.
- اجعل أهدافك واضحة ومركّزة[2]
لا يمكنك أن تتوقع أن يكون الموظفون فعّالين إذا لم يكن لديهم هدف مركّز يسعون إلى تحقيقه. وإذا لم يتم تحديد الهدف بوضوح أو كان تحقيقه صعباً بالفعل، فإن الموظفين يميلون ليصبحوا أقل إنتاجية. لذا، حاول التأكد من أن مهام الموظفين واضحة قدر الإمكان، وأخبرهم بالضبط بما تتوقعه منهم، وأخبرهم بشكل خاص عن تأثيرهم الإيجابي على أداء الشركة وزملائهم.
ومن بين الطرق التي قد تجعل من تحقيق هذه الخطوة ممكنة هي الحرص على أن تكون أهدافك “SMART” ـ S: محددة
M: قابلة للقياس
A: قابلة للتحقيق
: Rواقعية
T: وفي الوقت المناسب.
- حدد عوامل الأداء والإنتاجية الرئيسية لشركتك
مثل مخزون الإنتاج ورضا العملاء. ضع أهدافاً قابلة للتحقيق في تلك المجالات واجعل بعض الموظفين مسؤولين عن تحقيق تلك الأهداف وتأكد من قياس وتقييم نتائجهم بشكل دوري. تذكر قانون بيرسون الذي ينص على أن “ما يُقاس يُحسن”. على سبيل المثال، يمكن للشركة التي تصنع الكراسي أن تحدد هدفاً يتمثل في الاحتفاظ باستمرار بمخزون 1000 وحدة والحفاظ على رضا العملاء على مستوى عالٍ. لضمان تحقيق هذا الهدف، يمكن مراقبة المخزون بانتظام وقياس رضا العملاء من خلال استبيان يقدم لكل عميل. يمكن للإدارة بعد ذلك استخدام المعلومات التي تم جمعها لمراقبة وقياس أداء الموظفين المكلّفين بتحقيق هذه الأهداف.
- ضع خطة لإدارة الحوادث والكوارث
تعِد الشركات الفعّالة نفسها لمواجهة الكوارث لضمان حصولها على الموارد والمعلومات التي تحتاجها للاستجابة لتلك الأزمات بشكل حاسم. جُل الشركات والمؤسسات لم تفلح بمواجهة وباء كورونا الأخير، لهذا أصبح من الضروري للشركات تجهيز خطة متكاملة للتعامل مع مثل هذه الأزمات المستقبلية.
6خطوات لتقليل أثر الأزمات على شركتك أو مؤسستك:
- قم بتحليل المخاطر المحتملة لشركتك، فذلك يساهم في تخفيفها على أقل تقدير.
- حدد الأصول الأكثر قيمة لشركتك، سواء كانت موظفين أو قواعد بيانات أو آلات باهظة الثمن،
- قم بإعداد خطط طوارئ لحماية تلك الأصول من المخاطر التي لا يمكنك منعها مثل الكوارث الطبيعية.
- قم بتمكين الموظفين من العمل من المنزل كلما أمكن ذلك
- قيم تأثيرات الأزمة على مؤسستك من المنظورين التشغيلي والمالي
- قم بضمان إدارة التدفق النقدي عبر سلسلة الإمداد.
من خلال استشاراتنا وبرامجنا التدريبية، نساهم في شركة الخبرات الذكية في رفع كفاءة مؤسستك عبر إجراء أدق عمليات تحليل الاحتياجات واقتراح أفضل الحلول. نرحب بتواصلك معنا![3]
المصادر :
[1] https://www.virtru.com/blog/8-benefits-digital-transformation/
[2] https://www.zenefits.com/workest/top-10-ways-to-improve-employee-efficiency/